Papierloses Büro?

Für viele Unternehmen wird dieser Wunschtraum vorerst ein utopischer Gedanke bleiben. Unmengen an Kosten werden in das Drucken von Dokumenten investiert, von denen ein Großteil im Nachhinein nicht einmal gebraucht wird.

Als Ottonormalverbraucher liegt es nahe, einfach weniger zu drucken, um Kosten zu sparen. In einem Unternehmen ist diese Idee keine Option – hier steht das Projekt im Vordergrund.

Warum Sie Geld zum Fenster rauswerfen

Wissen Sie eigentlich, wie viel Geld Ihr Unternehmen pro Druck, pro Tag oder im Jahr verliert? Wir sprechen hier keinesfalls von Kleingeld.

Laut einer Umfrage des IDC druckt ein einziger Büromitarbeiter bis zu 10.000 Seiten im Jahr. Standardtextdrucke kosten 1-4 Rappen pro Seite, bei Farbdrucken öffnen sich andere Dimensionen: 20-60 Rappen die Seite. In einem mittelständischen Unternehmen sind dies hochgerechnet mehrere 100 oder gar mehrere 1000 Franken pro Jahr pro Mitarbeiter.

Das Drucken in einem Unternehmen kann nicht vermieden werden. Wir wollen Ihnen allerdings zeigen, wie Sie vermeiden können, weiter Geld zum Fenster hinauszuwerfen.

7 Tricks, um Druckkosten zu sparen

Die meisten Artikel die zu diesem Thema verfasst werden, beschäftigen sich mit Fragen wie „Welcher Drucker passt zu Ihrem Unternehmen?“ oder „Tinte, Laser oder Nadel – Welcher Drucker ist der Richtige?“ Dabei bedenken die Autoren nicht, dass ein Unternehmen nicht von einem Tag auf den anderen das komplette Inventar und alle Geräte in den Müll wirft, um sich anschließend die richtigen Produkte zu kaufen.

Wir wollen Ihnen zeigen, wie Sie das Beste aus den Geräten Ihrer Firma rausholen können. Wenn Sie diese 7 einfachen Kniffe befolgen, werden Sie in kürzester Zeit feststellen, dass Sie deutlich an Druckkosten sparen.

1. Richtige Druckeinstellungen

Durch die Wahl der Schriftart, lassen sich Druckkosten um bis zu 30 % senken. Die einzelnen Schriftarten unterscheiden sich nicht nur in Größe, Länge und Breite, sondern auch darin, wie flächendeckend diese letztendlich auf einer DIN-A 4 Seite aufkommen.

Schriftarten wie Garamond oder Century Gothic haben im Gegensatz zu Times New Roman ein Einsparungspotential von bis zu 30 %. Ein Nachteil bietet sich Ihnen durch die Wahl einer anderen Schriftart nicht. Garamond z.B. ist ebenso leserlich wie Times New Roman und verfügt über alle notwendigen Zeichen, Umlaute oder Akzente.

2. Der Sparmodus

Mit Hilfe des Sparmodus Ihres Druckers ist es möglich die Druckkosten erheblich zu senken. Im Sparmodus werden weniger Punkte pro Buchstabe und damit pro Wort, Absatz und Seite gedruckt. Auf das gedruckte Dokument wird weniger Tinte aufgetragen und es dauert länger, bis sich die Kartusche leert.

Je nach Notwendigkeit der Qualität eines Dokuments ist diese Option eine wahre Goldmiene. Gerade bei Entwürfen und Probedrucken, die letztendlich sowieso im Papierkorb landen, bietet sich diese Option an.

Wer übrigens denkt, dass der Graustufen-Druck mit in die Kategorie Sparmodus fällt, der irrt sich. Ein Druck auf Graustufe spart keine Kosten, sondern verursacht sie zusätzlich: Grautöne entstehen durch die Überlagerung aller Farbtöne und sind damit am kostspieligsten.

3. Das Papier

Das Druckerpapier, das Sie in Ihrem Unternehmen verwenden, sollte über eine hohe Qualität verfügen. Viele Unternehmen setzten häufig auf billiges Papier, um Kosten zu sparen. Dabei merken Sie nicht, dass Sie in eine Falle tappen.

Wer am Druckerpapier spart, verliert trotzdem. Billiges Papier verfügt oft über eine hohe Saugkraft. Dies hat zur Folge, dass beim Druck viel mehr Toner verbraucht wird. Letztendlich wird die Firmenkasse dort unnötig belastet, wo eigentlich gespart werden sollte.

Auch hier gilt wie so oft: Wer billig kauft, zahlt zweimal.

4. Beidseitiges Drucken

Nein, beidseitiges Drucken ist nicht selbstverständlich.

Noch nicht jedes Unternehmen hat das Geheimnis hinter dem beidseitigen Druck für sich entdeckt. Der Grund hierfür ist wahrscheinlich, dass die etwas älteren Druckermodelle nicht über diese Funktion verfügen und es einfach lästig ist, denn Druck und alle dazugehörigen Einstellungen manuell durchzuführen.

Inzwischen verfügen alle neueren Profi-Druckermodelle über diese Option, durch die Sie die Papierkosten in Ihrem Unternehmen erheblich reduzieren können.

Sollte Ihr Drucker die Option des beidseitigen Drucks nicht hergeben, stehen Ihnen hierfür spezielle Programme zur Verfügung. Bei diesen Programmen handelt es sich um eine Art Ergänzung des Druckertreibers.

Diese Ergänzungsprogramme kommen zum Einsatz, nachdem der Druckbefehl bestätigt wurde. Sie verfügen nicht nur über den beidseitigen Druck, sondern auch über sehr angenehme Features wie das Format des Dokuments so zu verändern, dass für letzte Zeile keine neue Seite gedruckt wird, oder das Dokument mit Ihrem Firmenlogo zu versehen. (Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, dann kontaktieren Sie uns einfach.)

5. Standby oder Off-Modus?

Es gibt Tage, an denen viel gedruckt wird und Tage, an denen kaum gedruckt werden muss.

Achten Sie darauf, wie viel wirklich in Ihrem Unternehmen gedruckt wird. Wird über einen längeren Zeitraum nicht gedruckt, sparen Sie daran, den Drucker auszuschalten und nicht im stromfressenden Standby-Modus verharren zu lassen.

6. „Muss das wirklich gedruckt werden?“

Oft werden Internetseiten, Bilder oder E-Mails ausgedruckt, um diese in Ruhe durchzuarbeiten oder mit Notizen versehen zu können. Aber ist das wirklich notwendig?

Natürlich ist es in einigen Fällen sinnvoll eine Internetseite oder E-Mail auszudrucken. Doch sollten Sie sich vorher genau überlegen, ob Sie den Druck gleich im Anschluss wegwerfen werden oder nicht – denn  darin liegt ein gewisses Einsparpotential.

Der Hinweis, den viele Unternehmen unter ihre E-Mails setzen „Think before you Print“ macht durchaus Sinn. Kommunizieren Sie ein solches Verhalten in ihrem Unternehmen und Sie werden bares Geld sparen.

Auch muss nicht immer die gesamte Seite gedruckt werden. Oft werden nur Teilabschnitte des gedruckten Dokuments verwendet. Hier ist es sinnvoll den Druck auf den gewünschten Teilbereich zu reduzieren.

7. Druckkosten senken durch Managed Print Services

In einem mittelständischen Unternehmen ist es kaum möglich den Überblick über alle Drucke zu behalten. Allein die oben genannten Tipps dürften damit schon manchen Büromanager überfordern.

Oft fehlt es an Zeit, Personal oder Erfahrung. Die Zahlen sind erstaunlich: Ein Großteil schweizer Unternehmen können weder Druckkosten noch Druckvolumen benennen, obwohl in der Schweiz Millionen fürs Drucken ausgegeben werden.

Hier helfen sogenannte Mangaged Print Services (MPS). Im Klartext heißt das: Sie kaufen nicht nur einen Drucker, sondern auch den dazugehörigen Service, die vollständige Analyse ihres Druckverhaltens und die Optimierung ihres Druckaufkommens.

Im Vorfeld wird ihr Druckvolumen analysiert, um von vornherein unnötige Kosten beim Drucken oder Kopieren zu vermeiden.

Mit einem MPS müssen Sie sich keine Gedanken um Druckkosten machen: Sie behalten die Kontrolle über Ihre Druck- und Kopierkosten in jedem erdenklichen Bereich.

MPS hilft Ihnen dabei günstiger und weniger zu drucken – es wird nur das bezahlt, was auch wirklich gebraucht wird.

Wenn Sie mehr über das Managed Print Services erfahren möchten, dann kontaktieren Sie uns einfach. Für die Auswertung durch MPS nehmen wir uns als Anbieter ausreichend Zeit, um mit unserer langjährigen Erfahrung auf Ihre Bedürfnisse einzugehen und für Sie und Ihr Unternehmen einen systematischen Plan auszuarbeiten.

Die Auswertung ist weit tiefgreifender als die ersten 6 Tipps die wir Ihnen als erfahrenes Unternehmen geben können. MPS wird Ihnen endlich einen überschaubaren Überblick über die Druckkosten Ihres Unternehmens verschaffen.

Druckkosten senken, aber richtig

Wenn Sie das nächste Mal zu ihrem Drucker gehen, dann fragen Sie sich ob Sie anhand der oben genannten Tipps ihre Druckkosten senken können. Langfristig können Sie so Geldmittel freisetzen, die bestimmt an anderer Stelle dringender benötigt werden.

Wir wünschen Ihrem Unternehmen gutes Gelingen,

Ihr Remo Simonelli

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