Multifunktionsdrucker kaufen: Der grosse Kaufratgeber 2026 für die Schweiz
Den richtigen Multifunktionsdrucker finden – einfach erklärt
Welcher Multifunktionsdrucker passt wirklich zu Ihrem Unternehmen?
Wer einen Multifunktionsdrucker kaufen möchte, steht vor einer grossen Auswahl. A4 oder A3? Laser oder Tintenstrahl? Kaufen oder mieten? Wer nur auf den Anschaffungspreis achtet, bezahlt später häufig deutlich mehr für Toner, Wartung und Ausfallzeiten. Dieser Schweizer Kaufratgeber 2026 zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie den passenden Multifunktionsdrucker auswählen, typische Fehlkäufe vermeiden und Ihre Druckkosten langfristig senken.
Sie erfahren, welche Funktionen wirklich wichtig sind, welche Drucktechnologie zu Ihren Anforderungen passt und worauf Sie beim Kauf besonders achten sollten.
Was ist ein Multifunktionsdrucker?
Ein Multifunktionsdrucker (MFP) vereint mehrere Geräte in einem einzigen System und kombiniert folgende Funktionen:
- Scannen
- Kopieren
- Faxen (modellabhängig)
Moderne Business-Systeme bieten zusätzlich zahlreiche intelligente Funktionen:
- Automatischer Duplexscan
- Cloud-Anbindung
- Mobile Printing (AirPrint, Mopria)
- Dokumentenmanagement
- Scan-to-E-Mail und Scan-to-Ordner
- Sichere Benutzeranmeldung (PIN, Badge oder MFA)
Für viele Schweizer Unternehmen ist ein Multifunktionsdrucker heute die wirtschaftlichste Lösung, da mehrere Einzelgeräte ersetzt und zahlreiche Arbeitsabläufe automatisiert werden.
Laser oder Tintenstrahl – der wichtigste Entscheid
Die Wahl zwischen einem Lasermultifunktionsdrucker und einem Tintenstrahl-Multifunktionsdrucker hängt in erster Linie vom monatlichen Druckvolumen und den individuellen Anforderungen ab.
Lasermultifunktionsdrucker
Ideal für:
- Hohe Druckvolumen
- Unternehmen und KMU
- Schnelles Drucken grosser Dokumentenmengen
Vorteile:
- Sehr tiefe Seitenkosten
- Hohe Druckgeschwindigkeit
- Langlebige Verbrauchsmaterialien
- Hohe Zuverlässigkeit
- Perfekt für den täglichen Büroeinsatz
Tintenstrahl-Multifunktionsdrucker
Ideal für:
- Geringe Druckmengen
- Homeoffice
- Hochwertige Farbfotos
Vorteile:
- Günstiger Anschaffungspreis
- Hervorragende Fotoqualität
- Moderne Business-Inkjet-Systeme bieten ebenfalls Duplexscan und hohe Druckgeschwindigkeiten
Vergleich: Laser oder Tintenstrahl?
| Kriterium | Laser | Tintenstrahl |
| Anschaffungskosten | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| Seitenkosten | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ |
| Druckgeschwindigkeit | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ |
| Fotoqualität | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| Büroanwendungen | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ |
Unser Tipp: Wer regelmässig mehrere Hundert Seiten pro Monat druckt, fährt mit einem Lasermultifunktionsdrucker in der Regel wirtschaftlicher.
Welcher Multifunktionsdrucker passt zu Ihnen?
| Monatliches Druckvolumen | Empfehlung |
|---|---|
| Bis 500 Seiten | A4-Tintenstrahl oder kompakter A4-Laser |
| 500–2'000 Seiten | A4-Lasermultifunktionsdrucker |
| 2'000–5'000 Seiten | Business-Laser mit Duplexscan |
| Über 5'000 Seiten | A3-Multifunktionssystem |
Die 15 wichtigsten Kaufkriterien
Beim Kauf eines Multifunktionsdruckers sollten Sie insbesondere auf folgende Punkte achten:
- Monatliches Druckvolumen
- Druckgeschwindigkeit
- Automatischer Duplexdruck
- Automatischer Duplexscan
- Papierformat (A4 oder A3)
- Papierkapazität
- Toner- oder Tintenkosten
- Energieverbrauch
- Netzwerkanbindung (LAN, WLAN)
- Mobile Printing (AirPrint, Mopria)
- Datensicherheit und Benutzerverwaltung
- Bedienkomfort und Touchscreen
- Service und Garantie
- Erweiterbarkeit (Papierfächer, Finisher, OCR)
- Total Cost of Ownership (TCO)
Kauf-Checkliste
Vor dem Kauf sollten Sie folgende Fragen beantworten:
□ Wie viele Seiten drucken wir?
□ Benötigen wir A3?
□ Müssen mehrere Personen scannen?
□ Benötigen wir WLAN?
□ Ist Mobile Printing wichtig?
□ Soll das Gerät fünf oder zehn Jahre genutzt werden?
In den letzten 42 Jahren haben wir mehrere tausend Drucksysteme bei Schweizer Unternehmen installiert. Besonders häufig sehen wir, dass Drucker zu klein dimensioniert werden oder wichtige Funktionen wie Duplexscan fehlen.
Druckkosten richtig berechnen
Viele Käufer achten ausschliesslich auf den Kaufpreis. Tatsächlich entstehen die grössten Kosten jedoch erst während der Nutzung.
Zu den wichtigsten Kostenfaktoren gehören:
- Toner oder Tinte
- Wartung und Service
- Energieverbrauch
- Ersatzteile
- Ausfallzeiten
- Arbeitszeit der Mitarbeitenden
Bei rund jedem zweiten Geräteaustausch stellen wir fest, dass Unternehmen ihre tatsächlichen Druckkosten nie berechnet haben.
Ein professionelles Business-Gerät kann trotz höherem Anschaffungspreis über mehrere Jahre deutlich günstiger sein als ein günstiges Einstiegsmodell.
Empfehlungen nach Einsatzgebiet
Homeoffice
Empfohlen werden kompakte A4-Multifunktionsdrucker mit:
- WLAN
- AirPrint
- Duplexdruck
Ideal für 100 bis 500 Seiten pro Monat.
KMU
Für kleine und mittlere Unternehmen empfehlen sich leistungsfähige A4-Lasermultifunktionsdrucker mit:
- Duplexscan
- Hoher Druckgeschwindigkeit
- Grossen Tonerkapazitäten
Ideal für 1’000 bis 5’000 Seiten pro Monat.
Treuhand, Architektur und Verwaltung
Hier empfehlen sich A3-Multifunktionssysteme mit:
- Hoher Papierkapazität
- Präzisem Duplexscan
- Schneller Dokumentenverarbeitung
Arztpraxen
Wichtige Anforderungen:
- Zuverlässiger Scanner
- DSG-konformes Dokumentenmanagement
- Schnelle Digitalisierung von Patientenakten und Formularen
Aus unserer Erfahrung bei Simonelli Büromaschinen AG stellen wir fest, dass rund 70 % der Unternehmen ihren Drucker zu klein dimensionieren. Bereits nach zwei bis drei Jahren reicht die Papierkapazität oder die Druckgeschwindigkeit nicht mehr aus. Deshalb empfehlen wir, das erwartete Druckvolumen der nächsten fünf Jahre zu berücksichtigen.
Managed Print Services (MPS)
Managed Print Services bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile:
- Transparente Druckkosten
- Automatische Tonerlieferung
- Proaktive Wartung
- Geräteüberwachung (Monitoring)
- Schnellere Fehlerbehebung
- Entlastung der internen IT
Unser Tipp: Managed Print Services lohnen sich besonders ab einem Druckvolumen von rund 1’500 bis 2’000 Seiten pro Monat oder wenn mehrere Drucksysteme im Einsatz sind.
Die häufigsten Fehler beim Druckerkauf
Viele Fehlkäufe lassen sich vermeiden.
Zu den häufigsten Fehlern gehören:
- Zu klein dimensioniertes Gerät
- Fehlender Duplexscan
- Zu geringe Papierkapazität
- Verwendung von Billigtoner
- Kein Vor-Ort-Service
- Fokus auf den Kaufpreis statt auf die Gesamtkosten
Praxis-Tipp
In unserer täglichen Beratung erleben wir häufig, dass Unternehmen ein Gerät wählen, das nur den aktuellen Bedarf abdeckt. Steigt das Druckvolumen, reichen Papierkapazität oder Druckgeschwindigkeit oft nicht mehr aus.
Bereits ab etwa 1’500 bis 2’000 Seiten pro Monat lohnt sich in vielen Fällen ein leistungsfähiger Lasermultifunktionsdrucker. Die höheren Anschaffungskosten werden durch tiefere Seitenkosten, höhere Produktivität und eine längere Lebensdauer häufig innerhalb weniger Jahre ausgeglichen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Welcher Multifunktionsdrucker ist der beste?
Das hängt von Ihrem Druckvolumen, den gewünschten Funktionen und Ihrem Budget ab.
Laser oder Tintenstrahl?
Laser eignet sich für hohe Druckvolumen und niedrige Seitenkosten. Tintenstrahl ist ideal für geringe Druckmengen und hochwertige Fotos.
Brauche ich A3?
Wer regelmässig Pläne, Tabellen oder grosse Dokumente druckt oder scannt, profitiert von einem A3-System.
Wie hoch sind die Druckkosten?
Entscheidend sind nicht die Anschaffungskosten, sondern die Seitenkosten sowie die laufenden Betriebs- und Wartungskosten.
Kaufen oder mieten?
Bei regelmässigem Druckvolumen oder wenn Service und Wartung gewünscht sind, kann eine Miete oder ein All-in-Vertrag wirtschaftlicher sein.
Wann lohnt sich Managed Print Services?
Vor allem bei Unternehmen mit mehreren Druckern oder einem monatlichen Druckvolumen von mehr als 1’500 Seiten.
Fazit
Unsere Empfehlung
Ein Multifunktionsdrucker begleitet Unternehmen oft fünf bis zehn Jahre. Deshalb lohnt es sich, nicht nur auf den Anschaffungspreis, sondern auf die Gesamtkosten, die Zuverlässigkeit und den Service zu achten.
Seit über 42 Jahren beraten wir Unternehmen in der ganzen Schweiz bei der Auswahl moderner Druck- und Dokumentenlösungen. Gemeinsam analysieren wir Ihr Druckvolumen und empfehlen Ihnen den Multifunktionsdrucker, der optimal zu Ihren Anforderungen passt.
Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung.
