Auch im digitalen Zeitalter wird in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) täglich gedruckt – sei es für Verträge, Rechnungen, Lieferscheine oder Präsentationen. Doch welche Drucklösung ist die richtige? Sollten Unternehmen Drucker kaufen, leasen oder ein Managed Print Service (MPS) nutzen?
"In den letzten 40 Jahren haben wir hunderte KMU begleitet. Der häufigste Fehler ist nicht der Kauf eines schlechten Druckers, sondern eines Geräts, das nicht zum tatsächlichen Druckvolumen passt."
"Wir sehen in der Praxis häufig Unternehmen mit 5–15 Mitarbeitenden, die mehrere kleine Drucker betreiben. Diese Lösung wirkt zunächst günstig, verursacht aber oft höhere Gesamtkosten als ein professionelles MFP mit Servicevertrag."
In diesem Artikel zeigen wir die Vor- und Nachteile der verschiedenen Optionen und erklären, worauf KMU bei der Auswahl achten sollten.
Warum die Wahl der richtigen Drucklösung wichtig ist
Die Druckkosten werden häufig unterschätzt. Neben der Anschaffung eines Druckers fallen laufende Kosten für Toner, Wartung, Reparaturen und IT-Support an. Hinzu kommen Ausfallzeiten, wenn Geräte nicht funktionieren oder Verbrauchsmaterial fehlt.
Eine durchdachte Drucklösung hilft dabei:
- Kosten zu senken
- Arbeitsabläufe zu optimieren
- Ausfallzeiten zu minimieren
- die IT-Abteilung zu entlasten
- nachhaltiger zu arbeiten
Option 1: Drucker kaufen
Der klassische Kauf eignet sich vor allem für Unternehmen mit einem konstanten und überschaubaren Druckvolumen.
Vorteile
- Einmalige Investition
- Das Gerät gehört dem Unternehmen
- Keine langfristigen Vertragsbindungen
Nachteile
- Hohe Anfangsinvestition
- Wartung und Reparaturen müssen selbst organisiert werden
- Unvorhersehbare Folgekosten
- Technische Geräte altern schnell
Option 2: Drucker leasen
Beim Leasing wird der Drucker gegen eine monatliche Rate genutzt. Nach Ablauf der Vertragsdauer kann das Gerät ersetzt werden.
Vorteile
- Planbare monatliche Kosten
- Moderne Geräte ohne hohe Investition
- Regelmässiger Technologiewechsel möglich
Nachteile
- Wartung ist nicht immer enthalten
- Vertragslaufzeiten schränken die Flexibilität ein
- Gesamtkosten können höher sein als beim Kauf
Option 3: Managed Print Services (MPS)
Managed Print Services gehen deutlich weiter als Leasing. Hier übernimmt ein Dienstleister die komplette Druckinfrastruktur.
Typischerweise umfasst ein MPS:
- Bereitstellung der Drucker
- Automatische Tonerlieferung
- Wartung und Reparaturen
- Fernüberwachung der Geräte
- Benutzer- und Druckmanagement
- Kostenkontrolle durch transparente Abrechnung
Vorteile von Managed Print Services
Planbare Kosten
Unternehmen zahlen einen festen Preis pro gedruckter Seite oder eine monatliche Pauschale. Überraschende Reparaturkosten entfallen.
Weniger administrativer Aufwand
Tonerbestellungen, Serviceeinsätze und Wartungen werden automatisch organisiert.
Höhere Verfügbarkeit
Durch proaktive Überwachung werden Probleme erkannt, bevor sie den Arbeitsalltag beeinträchtigen.
Mehr Sicherheit
Moderne Drucksysteme bieten Funktionen wie:
- Secure Print
- Benutzerauthentifizierung
- verschlüsselte Datenübertragung
- zentrale Verwaltung
Nachhaltigkeit
MPS reduziert unnötige Ausdrucke, optimiert den Energieverbrauch und sorgt für ein professionelles Recycling der Verbrauchsmaterialien.
Welche Drucklösung eignet sich für welches Unternehmen?
| Unternehmensgrösse | Empfehlung |
|---|---|
| 1–5 Mitarbeitende | Kauf oder kleines Leasingmodell |
| 5–20 Mitarbeitende | Leasing oder Managed Print Service |
| 20–250 Mitarbeitende | Managed Print Service mit zentralem Druckmanagement |
Natürlich hängt die optimale Lösung auch vom Druckvolumen, den Sicherheitsanforderungen und den Standorten des Unternehmens ab.
Worauf sollten KMU besonders achten?
Vor der Entscheidung sollten folgende Fragen beantwortet werden:
- Wie viele Seiten werden monatlich gedruckt?
- Wird farbig oder hauptsächlich schwarz-weiss gedruckt?
- Gibt es mehrere Standorte?
- Sind sensible Dokumente im Umlauf?
- Wie wichtig sind planbare IT- und Druckkosten?
- Wer kümmert sich heute um Wartung und Support?
Fazit
Für viele KMU ist der Drucker längst mehr als nur ein Bürogerät. Eine moderne Drucklösung spart Zeit, reduziert Kosten und sorgt für reibungslose Arbeitsprozesse.
Während sich der Kauf vor allem für kleine Unternehmen mit geringem Druckaufkommen eignet, profitieren wachsende Unternehmen häufig von Leasing oder – noch umfassender – von Managed Print Services. Besonders MPS bietet den Vorteil, dass sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können, während die gesamte Druckinfrastruktur professionell betreut wird.
Tipp: Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, lohnt sich eine Analyse Ihres aktuellen Druckverhaltens. Oft lassen sich bereits durch die Optimierung der Geräteflotte und der Druckprozesse erhebliche Einsparungen erzielen.
Sind Sie unsicher, welche Drucklösung zu Ihrem Unternehmen passt?
Gerne analysieren wir Ihre aktuelle Druckumgebung und zeigen Ihnen, wo Sie Kosten sparen und Prozesse vereinfachen können. Vereinbaren Sie jetzt Ihre unverbindliche Beratung.
