Managed Print Services (MPS): Wann lohnt sich das für KMU?

Managed Print Services (MPS) umfasst die systematische Erfassung, Optimierung, Umsetzung und Verwaltung Ihrer gesamten Druckerinfrastruktur. Ziel ist es, Druckkosten zu senken, Prozesse zu vereinfachen, die Sicherheit zu erhöhen und die Produktivität zu steigern.

Von Managed Print Services profitieren Unternehmen jeder Grösse – vom Kleinbetrieb bis zum Grosskonzern. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stellt sich jedoch oft die Frage: Ab wann lohnt sich der Einsatz von MPS wirklich?

Was sind Managed Print Services?

Managed Print Services sind ein ganzheitlicher Ansatz zur Optimierung Ihrer Druckumgebung. Dazu gehören unter anderem:

• Analyse des bestehenden Geräteparks

• Erfassung des tatsächlichen Druckvolumens

• Optimierung der Geräteplatzierung

• Automatisierte Verbrauchsmaterial-Belieferung

• Wartung, Support und Monitoring

• Sicherheitskonzepte für vertrauliche Dokumente

Das Ziel: Reduzierte Druckkosten, weniger Administrationsaufwand und effizientere Arbeitsprozesse.

Nutzen Sie Ihr Einsparpotenzial

Entgegen der landläufigen Meinung ist nicht primär das Druckvolumen entscheidend, sondern vor allem der vorhandene Gerätepark und dessen Verwaltung.

Studien zeigen:
👉 Für jeden Franken, den ein Unternehmen für den eigentlichen Druck einer Seite ausgibt, entstehen bis zu 9 Franken an indirekten Verwaltungskosten.

Diese Kosten entstehen durch:

• Wartung und Reparaturen

• Beschaffung von Toner und Ersatzteilen

• IT-Support und Administration

• Energieverbrauch

• Zeitaufwand der Mitarbeitenden

Gerade in KMU werden diese Kosten oft unterschätzt oder gar nicht systematisch erfasst.

Transparenz schaffen: Der erste Schritt zur Kostenoptimierung

Der Einstieg in Managed Print Services beginnt mit einer detaillierten Analyse Ihrer bestehenden Druckumgebung. Dabei werden folgende Fragen beantwortet:

• Wie viele Geräte sind im Einsatz?

• Wo stehen sie und wie effizient werden sie genutzt?

• Welche Seiten werden monatlich gedruckt?

• Welche versteckten Kosten entstehen?

Auf Basis dieser Daten wird eine fundierte Kosten-Nutzen-Analyse erstellt. So erkennen Sie Einsparpotenziale und erhalten eine klare Entscheidungsgrundlage.

Die richtigen Geräte am richtigen Ort

Ein häufiges Problem in KMU: Zu viele, veraltete oder ineffiziente Drucker.

Managed Print Services sorgen dafür, dass:

• die passenden Geräte eingesetzt werden

• diese optimal positioniert sind

• Multifunktionssysteme effizient genutzt werden

• Energie- und Verbrauchskosten reduziert werden

Das Ergebnis: Weniger Geräte, mehr Leistung, niedrigere Kosten.

Effizientere Prozesse und zufriedene Mitarbeitende

Neben Kosteneinsparungen profitieren Unternehmen auch von:

• höherer Verfügbarkeit der Drucksysteme

• weniger Störungen und Ausfällen

• klaren Zuständigkeiten im Support

• automatischer Tonerlieferung

• sicherem Drucken durch Benutzer-Authentifizierung

Mitarbeitende können sich dadurch auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, anstatt Zeit mit Druckproblemen zu verlieren.

Für welche KMU lohnt sich MPS besonders?

Managed Print Services sind besonders sinnvoll, wenn:

• mehrere Drucker im Einsatz sind

• die IT-Abteilung entlastet werden soll

• Druckkosten nicht transparent sind

• regelmässig Tonerengpässe auftreten

• Datenschutz und Dokumentensicherheit wichtig sind

Schon ab etwa 5–10 Geräten lohnt sich der Einsatz von MPS wirtschaftlich.

Fazit: Managed Print Services als Wettbewerbsvorteil für KMU

Managed Print Services bieten KMU eine effektive Möglichkeit, Druckkosten nachhaltig zu senken, Prozesse zu optimieren und Ressourcen effizient einzusetzen.

Durch Transparenz, gezielte Optimierung und professionelle Betreuung verwandelt sich die Druckinfrastruktur von einem Kostenfaktor in einen strategischen Vorteil.

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