Ein neuer Kopierer im Büro ist gut, durchdachte Druckkosten sind besser. Deshalb hier wichtige Geheim-Tipps für Ihr Managed Print Services.

Wie Sie Ihre Druckkosten sofort senken und Ihre Produktivität erhöhen, erfahren Sie gleich auf den nächsten Seiten.

Das Problem: Mangelnde Transparenz

Ein Grossteil der Unternehmen kann weder Druckkosten noch Druckvolumen benennen. Und was kostet eigentlich der Druck einer Seite, wenn man auch die Wartung der Geräte mitrechnet?

Bezüglich der eigenen Druckerinfrastruktur tappen die meisten Unternehmen noch im Dunkeln und können dementsprechend weder die Druckkosten senken, noch Ihre Produktivität erhöhen.

Sie werden staunen…

Die Lösung: Managed Print Services

Hier kommen Managed Print Services ins Spiel. Hierbei wird ihr gesamter Druckerpark, Ihr Druckverhalten und die zugehörige Infrastruktur analysiert und optimiert.

Bei Managed Print Services kaufen Sie nicht nur einen Kopierer, sondern einen für Sie massgeschneiderten Druckprozess.

Wo fangen Sie an, beim Sparen Ihrer Druckkosten

Durch die Analyse werden die Druckerinfrastruktur und deren Gesamtkosten in ihrem Unternehmen transparent und auf dieser Basis werden dann die Druckprozesse optimiert.

So wird zum Beispiel auch der Serviceaufwand – der bei alten Geräten besonders hoch ist – ebenfalls in die Druckkosten einbezogen, um die wahren Kosten zu ermitteln.

Das ist besonders wichtig, wie Sie gleich sehen werden

Weiterhin wird auch der gesamte Druckerpark unter die Lupe genommen: Zu viele Arbeitsplatzdrucker und Multifunktionssysteme wie Kopierer und Scanner benötigen viel Platz, sind oft ungenügend ausgelastet und beeinträchtigen mit hohen Seitenpreisen das Budget.

Wenn Sie Managed Print Services nutzen, dann gibt es ein individuell angepasstes Servicemodell für Ihre Ansprüche, deshalb brauchen Sie keine zusätzlichen Serviceverträge und behalten die volle Kostenkontrolle.

Und das Beste:

Die Vorteile der Managed Print Services, die normalerweise den grossen Organisationen vorbehalten waren, sind nun für alle Unternehmen erhältlich und eignen sich hervorragend für kleine und mittelständische Unternehmen.

Sieht auf den ersten Blick einfach aus…

  • Kennen Sie ihre Kosten pro gedruckte Seite?
  • Wie hoch ist Ihr Druckvolumen pro Jahr?
  • Haben Sie Service-Richtlinien für Drucker und Kopierer?
  • Bei wem ist das Verbrauchsmaterial vorrätig?
  • Entspricht Ihr Druckerpark dem neusten Stand?
  • Existiert bei Ihnen ein einheitliches Abrechnungsverfahren?
  • Haben Sie ein Gesamtpaket (All inclusive)

Die Wahrscheinlichkeit ist sehr hoch, dass Sie nicht auf alle Fragen eine Antwort haben. Vermutlich auch deshalb, weil Ihre Druckerinfrastruktur zerstückelt ist. Denn oft werden das EDV System und die Multifunktionsdrucker von verschiedenen Dienstleistern bedient und eine wahre Abstimmung findet deshalb nicht statt.

Bei Managed Print Services bekommen Sie dagegen nicht nur einen Kopierer, sondern die entsprechende Software und damit die volle Kostenkontrolle.

Wie funktionieren Managed Print Services?

Das System von Managed Print Services ermöglicht Ihnen, Ihre Hardware zu mieten und dann für die Verbrauchsmaterialien auf einer pro Klick Basis zu bezahlen.

So bezahlen Sie nur das, was Sie wirklich drucken. So wissen Sie dann auch genau, was der Druck einer Seite kostet. Sie haben dadurch keine unvorhersehbaren Kosten durch Wartung, Service oder Reparatur.

Vorsicht vor «halben Sachen»

Es gibt Angebote auf dem Markt, die zwar Managed Print Services im Titel tragen, aber die Wartung der Druckerflotte nur gegen eine optionale Servicegebühr anbieten – haken Sie hier im Zweifel nach.

Denn «echte» Managed Print Services sind ein «all inclusive» Modell, um transparente und faire Preise zu ermöglichen. Achten Sie deshalb darauf, dass es sich wirklich um «Managed Print Services» handelt und nicht um einen weiteren zusätzlichen Servicevertrag.

Wer braucht Managed Print Services?

Wie starten Sie richtig? Was müssen Sie wissen?

Managed Print Services beinhaltet die Erfassung, Optimierung, Umsetzung und Verwaltung Ihrer Druckerinfrastruktur. Von MPS profitieren Unternehmen jeder Grösse, einschliesslich Kleinbetriebe. Für KMU stellt sich nun die Frage, wann die Nutzung von MPS für Sie Sinn macht.

Generell kann man sagen, wenn Sie viel drucken, kommen Sie am Vertrag nicht vorbei. Sie sparen Geld ohne wenn und aber.

Es gibt da jedoch ein kleines Problem…

Was also tun, damit Ihr neuer Kopierer mit dem richtigen Service – Plan ausgestattet wird? Nun das Gute ist ja, dass Sie gerade jetzt mit der Evaluation beginnen.

Es ist ja auch ganz schwierig, ein Serviceabkommen aus dem Nichts zu stampfen.

Es gibt genügend Angebote, die verlockend aussehen, hinter denen jedoch null Substanz steckt.

Bevor Sie gleich starten

So vermeiden Sie unnötige Ausgaben. Ausschlaggebend ist dafür neben dem Druckvolumen auch der vorhandene Gerätepark. Für jeden Franken, den Ihr Unternehmen für den Druck einer Seite ausgibt, fallen nämlich 9 Franken für die Verwaltung an.

Mit einer genauen Analyse ermitteln Sie die aktuelle Verwendung, erkennen versteckte Kosten und erstellen eine Kosten-Nutzen-Analyse für Änderungen. Sie stellen so sicher, dass die richtigen Geräte installiert sind und Endbenutzer auch wissen, wie sie optimal genutzt werden.

Mindestens 30 Prozent Einsparungspotential, lesen Sie die Fakten

Mit Managed Print Services senken Sie die Kosten fürs Drucken und Kopieren um bis zu 30%, selbst dann, wenn Sie kein Grossunternehmen sind: auch in Kleinbetrieben wird das Optimierungspotential beim Drucken und Kopieren oft unterschätzt.

Es lohnt sich also genauer hinzuschauen. Prozesse zu straffen, günstiger drucken, weniger unnötig drucken.

Die Erstellung von Dokumenten, ist in der Regel einer der grössten Kostenfaktoren für ein Unternehmen, mit Ausgaben von bis zu 3 Prozent des Umsatzes.

Doch viele Unternehmen haben nicht die Zeit, das Personal oder die Erfahrung zur effektiven Überwachung und Verwaltung Ihrer Druckumgebung.

Doch Achtung: MPS ist mehr als ein einfacher Kopierer Kauf

Managed Print Services vereinen Technologien und Prozesse und tragen so dazu bei, dass Sie kostengünstig drucken können. MPS ist viel mehr als einfach nur ein Druckerkauf. Sie kaufen keinen Multifunktionsdrucker, sondern das gedruckte Blatt – ohne versteckte Kosten.

Auch der Verbrauch von Strom, Arbeitszeit, Lagerraum, sowie Sicherheitsaspekte lassen sich optimieren. Als KMU Unternehmer ist es Ihnen zudem wichtig, dass die eingesetzte Infrastruktur Ihren Bedürfnissen entspricht.

Was nützen Ihnen überdimensionierte Geräte, die nicht ausgelastet sind und noch schlimmer ihr Portemonnaie belasten.

Das papierlose Büro: Realität oder doch nur ein Traum?

Sie als Unternehmen wollen Ihre Prozesse optimieren und Ihr Druckaufkommen senken. Doch häufig fehlt es an Zeit, Personal, Erfahrung, Tools und dem Willen, sich wirklich darum zu kümmern.

Trotz der seit vielen Jahren verfügbaren Lösungen für Dokumentenmanagement und Workflow, ist und bleibt das vielbeschworene, papierlose Büro nur ein Traum.

Druckkosten waren und bleiben damit ein wichtiger Posten in der Unternehmensbilanz. Wenn Sie nicht aufpassen, werden Ihre Druckkosten explodieren.

Mit dem Einsatz von Managed Print Services lassen sich die hohen Druckkosten stark reduzieren und dies nicht nur in Grossunternehmen.

Es werden nicht nur die Technik und die Infrastruktur analysiert, sondern auch das Druckverhalten der Mitarbeiter.

Wie sieht der Königsweg aus?

Der Königsweg des Druckens beginnt bei einer gründlichen Bedarfsanalyse und reicht über ein gut organisiertes Rollout, bis hin zur Bereitstellung von Service und Verbrauchsmaterialen. Der MPS Anbieter nimmt sich ausreichend Zeit für die Kundenbedürfnisse.

Kunden, die lediglich über einen konventionellen Leasing- oder Servicevertrag verhandeln wollen, können dies weiterhin tun und ihre Druckanforderungen als typische Handelsware behandeln – dann kommen Sie jedoch nicht in den Genuss der Vorteile von MPS-Lösungen.

Beim Königsweg soll das Druckmanagement mit Ihnen wachsen können, internen Aufwand generieren und möglichst kostengünstig sein.

Der beste Weg dazu ist ein umfassender Blick

Sie haben die Wahl: Abrechnung pro Seite oder pro Arbeitsplatz. Kunden sollten das branchenspezifische Fachwissen ihres MPS-Anbieters nutzen, um ihre Dokumente besser in elektronische Prozesse zu integrieren. Involvieren Sie alle Beteiligten.

Apple ist so erfolgreich, weil Software und Hardware aufeinander abgestimmt sind und alles aus einer Hand kommt.

Nutzen Sie dieses Zusammenspiel von Software und Hardware auch für ihr Unternehmen und erhöhen Sie ihre Produktivität – und senken Sie dabei gleichzeitig ihre Druckkosten und unnötige Leerläufe.

Die Vorteile von Managed Print Services auf einen Blick

  • Niedrige Kosten rund um Geschäftsdokumente
  • Kontrollierte Ausgaben
  • Höhere Mitarbeiterproduktivität
  • Erheblich weniger oder gar keinen Abfall
  • Ständige Verbesserungen des Dokumenten – Verarbeitung
  • Bereitstellen von technischem Support
  • Durchführung von Reparatur- und Wartungsarbeiten
  • Reduktion von Ausfallzeiten
  • Garantierter Service und Support

Vorsicht:

Nicht alle MPS Verträge sind richtige Managed Print Services.

Lassen Sie Ihren Druckerpark vom Profi prüfen, entscheiden Sie erst dann. Das kann sehr nützlich sein, denn wenn Sie noch lange warten, verlieren Sie Woche für Woche Geld.

Sie fragen sich jetzt: Wie hoch sind die Kosten?

Wie hoch ist der Klickpreis wirklich?
Im Markt herrscht ein Verdrängungskampf. Entscheidend ist Ihr Druckvolumen. Man kann sagen:
1 – 1,2 Rp. für Monochrom, 6 -7 Rp. für Farbe, damit ist für Sie alles abgedeckt.

Fragen:

Wenn Sie Fragen zu Managed Print Services haben oder wissen wollen, ob sich MPS für Ihr Unternehmen lohnt, dann können Sie einfach und unverbindlich mit uns Kontakt aufnehmen:
Simonelli Büromaschinen AG
Dorfstrasse 52
8630 Rüti
Tel: 055 240 81 41
Fax: 055 240 67 63
E-Mail: info@simonelli.ch

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