Doch eine Frage bleibt: Woran erkennt man einen guten Managed Print Services? Worauf sollte man achten und welche Fallstricke gibt es?
Die Auswahl ist besonders wichtig, weil sich die Organisation des täglich anstehenden Druckvolumens nicht nur auf das Drucken beschränkt – es kommt auch auf die Wartung, die Materialien und die Kostenoptimierung an.
Woran Sie einen guten Managed Print Services Anbieter erkennen
Um einen passenden Anbieter zu finden, um die eigenen Druckkosten dauerhaft zu senken, sollten Sie auf folgende Dinge achten.
1) Er erstellt einen individuellen Plan für ihr Unternehmen
Managed Print Services sollten immer an Ihre Bedürfnisse angepasst sein. Nehmen Sie keine 08/15-Lösungen, sondern individuelle Angebote für ihr Unternehmen. Schließlich kommt es auf viele Faktoren an wie Mitarbeiter, Druckaufkommen und Räumlichkeiten an.
Ein Grossteil der Unternehmen kann weder die eigenen Druckkosten noch das aufkommende Druckvolumen genau benennen. Ein guter Anbieter wird mit Ihnen zusammen einen Kostenplan erstellen, um Ihnen einen Überblick zu verschaffen darauf basierend Ihre Druckkosten dauerhaft zu senken.
2) Er ist auf wenige Hersteller spezialisiert
Der MPS-Anbieter sollte sich nicht auf mehr als zwei Geräteanbieter spezialisieren. Zum einen da dies zu Schwierigkeiten mit der Gerätekopplung führen könnte. Vor allem aber, da sich ein Managed Print Services-Anbieter sehr gut mit den Geräten auskennen muss. Bei einer zu großen Bandbreite an unterschiedlichen Herstellern geht der Überblick schnell verloren und eine kompetente Betreuung und Wartung der Geräte kann nicht gewährleistet werden.
Wir bei der Simonelli AG haben uns auf die Firmen Sharp und OKI spezialisiert, das alles seit über 32 Jahren.
3) Er verwendet nur Original-Verbrauchsmaterial
Original-Verbrauchsmaterial ist ein Muss. Ob Toner oder Papier, Billigartigel mindern die Druckqualität, Verschmutzen die Geräte und sind auf Dauer schädlich.
Achten Sie darauf, dass richtiges Papier und passende Patronen verwendet werden, damit ein optimales und verlässliches Druckergebnis dauerhaft gewährleistet ist.
4) Er hat geschultes Personal, das ständig weitergebildet wird
Fachpersonal ist alles. Deshalb muss das Personal ständig weitergebildet werden. Die Einrichtung von Arbeitsplatzdruckern erfordert kein Fachwissen, bei der Installation von Kopierern oder Multifunktionsdruckern sieht die Sache schon anders aus.
Durch eine fachmännische Beratung bei der Auswahl und der Justierung der Geräte sind Sie von Anfang an auf der sicheren Seite. Es sollte auch ständig nach weiteren Möglichkeiten gesucht werden, den Service dauerhaft zu verbessern.
5) Der Kunde kann die Geräte live im Einsatz sehen
Einige Anbieter drucken extern und lassen Ihnen die Dokumente zukommen. Optimal ist es, wenn die Geräte vor Ort aufgestellt und in Betrieb genommen werden. Sie haben auf diese Weise nicht nur einen Ansprechpartner direkt vor Ort, sondern können Ihr Druckvolumen auch besser einschätzen.
6) Er wartet regelmäßig die Geräte und justiert bei Bedarf nach
Kopierer müssen gewartet werden, damit ein optimales Druckergebnis erzeugt werden kann. Es ist wichtig, dass ein Managed Print Services Anbieter die Geräte in regelmäßigen Abständen überprüft. Sollten Fehler auftreten oder einzelne Teile ausgetauscht werden müssen, kann der technische Support dies frühzeitig erkennen und für Sie durchführen.
So können Ausfallzeiten vermieden werden und Fehler schnellstmöglich behoben werden.
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7) Er nutzt die Räumlichkeiten optimal
Dass Geräte nicht mitten im Büro aufgestellt werden sollten, ist weitestgehend bekannt. Daher ist es umso wichtiger einen Aufstellort zu finden, der den Bürofluss nicht aufhält. Es muss auch darauf geachtet werden, einen Standpunkt zu finden, der den Geräuschpegel im Büro nicht derart ansteigen lässt, dass es auf die Mitarbeiter störend wirkt. Hier eignet sich beispielsweise der Gang.
8) Er reagiert schnell und ist bei Problemen sofort vor Ort
Bei Fragen oder Problemen zeichnet sich ein guter Managed Print Services durch eine schnelle Reaktionszeit aus. Haben Sie technische Fragen oder benötigen kurzfristig eine Erweitereung der Druckvolumens, sollte der Anbieter Ihnen entsprechend entgegenkommen können.
9) Er bietet vertragliche Klarheit
Bereits zu Beginn sollten Sie wissen, worauf Sie sich einlassen. Vertragliche Klarheit muss in jedem Punkt gegeben sein. Ein guter Anbieter von Managed Print Services wird Ihnen bereits bei Vertragsabschluss erläutern, wie bei Vertragsauslauf vorgegangen wird.
Fazit
Gute Managed Print Services bieten viele Vorteile und verhelfen ihrem Unternehmen zum Erfolg. Deshalb ist eine fundierte Auswahl so wichtig.
Wenn Sie diese neun Punkte bei Ihrer Suche beachten, werden Sie einen individuell auf ihre Bedürfnisse abgestimmten Partner finden, der ihnen im Büroalltag zur Seite steht.
Sie werden dann ihr Druckvolumen optimieren, ihre Kosten senken und zukunftsorientiert aufgestellt sein.
